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Fecha de entrada en vigencia: 17 de Septiembre de 2024 (Versión 2.0)
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. REVISE CUIDADOSAMENTE.
Este Aviso conjunto de prácticas de privacidad (“Aviso”) se aplica a Health & Care Medical, P.C., Health & Care California Medical, P.C., Health & Care Kansas Medical, P.A., Health & Care New Jersey Medical, P.C., Health and Care Michigan Medical, P.C. y (en conjunto, denominados los “Grupos PC”); nuestros médicos clínicos (incluidos los médicos, el personal de enfermería profesional, el personal de enfermería, los terapeutas, el personal de apoyo clínico y los entrenadores empleados, además de médicos contratistas independientes que no son empleados de los Grupos PC) y cualquier otro integrante del personal de los Grupos PC que esté autorizado a usar su información médica o acceder a ella (en conjunto, “nosotros”, “nos” o “Transcarent Clinic”).
Hemos elegido participar en el Acuerdo de atención de la salud organizada de Transcarent Clinic, un sistema organizado de atención de la salud en virtud del cual realizamos actividades de manera cooperativa, incluida la revisión de la utilización y las actividades de evaluación y mejora de la calidad. Podemos usar y divulgar información médica protegida (Protected Health Information, PHI) del paciente con otros participantes en el Acuerdo de atención de la salud organizada de Transcarent Clinic según sea necesario para llevar a cabo operaciones de tratamiento, pago o atención de la salud relacionadas con el Acuerdo de atención de la salud organizada.
Índice
I. ¿De qué se trata este Aviso?
II. Nuestras responsabilidades
III. Nuestros usos y divulgaciones de su PHI
IV. Sus derechos
V. Sus opciones
I. ¿De qué se trata este Aviso?
Este Aviso describe cómo se puede usar y divulgar su información médica y cómo puede obtener acceso a esta información. A lo largo de este Aviso, podemos referirnos a su información médica como Información médica protegida o “PHI”. Para ser claros, su PHI incluye información sobre su salud y atención de la salud (por ejemplo, registros médicos), sus identificadores personales (como su nombre, número de teléfono, dirección y ubicación geográfica durante una visita a Transcarent Clinic) y su información de facturación y pagos cuando recibe atención de Transcarent Clinic. Lea este Aviso detenidamente.
II. Nuestras responsabilidades
Transcarent Clinic se compromete a proteger la PHI del paciente y a cumplir con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (Health Insurance Portability and Accountability Act, “HIPAA”) de 1996. Puede obtener más información sobre la ley HIPAA en https://www.hhs.gov/hipaa/for-individuals.
Por ley, debemos hacer lo siguiente:
proteger la privacidad de su PHI;
informarle sus derechos y nuestra responsabilidad legal con respecto a su PHI;
notificarle si hay una violación de la PHI no segura;
informarle sobre nuestra práctica de privacidad y cumplir con nuestro Aviso actualmente vigente.
III. Nuestros usos y divulgaciones de su PHI
Usos y divulgaciones relacionados con su atención
La siguiente es una lista de motivos por los que Transcarent Clinic puede usar o divulgar su PHI sin antes obtener su permiso.
1. Tratamiento. Podemos usar o divulgar su PHI para proporcionarle tratamiento médico y servicios relacionados o para ayudar a administrar el tratamiento de atención de la salud que recibe. Podemos usar o divulgar su PHI con otros profesionales que lo tratan. Si un proveedor de tratamiento para el abuso de sustancias nos envía información sobre su tratamiento, podemos volver a divulgar dicha información según lo permitan las normas de la ley HIPAA, a menos que usted nos indique lo contrario.
Ejemplo: un médico que lo trata por una lesión le pregunta a otro médico sobre su estado de salud general.
Sin embargo, las divulgaciones relacionadas con los resultados de las pruebas del virus de inmunodeficiencia humana (VIH), el diagnóstico del virus de inmunodeficiencia adquirida (SIDA) o una afección relacionada con el SIDA no se realizarán sin su permiso, a menos que lo exija o permita la ley. Por ejemplo, la ley vigente puede permitirnos divulgar esta información en relación con la presentación de una reclamación a su seguro o plan de salud. También podemos divulgar su información sin su consentimiento si existe una amenaza inmediata para su salud o seguridad, o la de otras personas.
2. Pagos. Podemos usar y divulgar su PHI para facturar y recibir pagos por los servicios que se le proporcionan.
Ejemplo: divulgamos su PHI a su plan de salud para procesar y pagar los servicios que se le proporcionan.
3. Operaciones de atención de la salud. Podemos recopilar, usar y divulgar su PHI para dirigir nuestro negocio, incluido el desarrollo de la tecnología y la administración de programas, para mejorar su atención, para comunicarnos con usted y para otros fines necesarios para operar Transcarent Clinic y proporcionarle servicios de atención de la salud. Como parte de nuestras operaciones de atención de la salud, podemos divulgar su PHI a nuestros contadores, abogados, asesores y otros para asegurarnos de que estamos cumpliendo con las leyes que se aplican a nosotros. También podemos divulgar su PHI con otros proveedores de atención médica y planes de salud para que lleven a cabo sus operaciones comerciales si tienen o tuvieron una relación de paciente con usted. Es posible que anonimicemos su PHI como parte de estas operaciones, momento en el cual este Aviso ya no se aplicará.
Además, para mejorar su experiencia de atención, podemos enviarle encuestas o solicitudes de comentarios sobre nuestros servicios. Puede optar por no recibir este tipo de comunicaciones. Para hacerlo, siga las instrucciones proporcionadas en la encuesta o la solicitud de comentarios; sin embargo, tenga en cuenta que continuaremos comunicándonos con usted sobre la atención y los servicios que ha recibido o programado.
Por último, implementamos nuestro Asistente de atención con IA para ayudar al médico en el inicio de su visita y también puede explicarle su plan de atención. Cuando esto sucede, podemos divulgar su PHI a terceros que respaldan nuestra tecnología; dicha divulgación cumplirá con la ley HIPAA.
Ejemplo: utilizamos su PHI para revisar y mejorar la calidad de los servicios que recibió, el desempeño de los profesionales que le brindaron atención, y para brindar servicio al cliente y otras actividades de operaciones de atención de la salud.
4. Citas y servicios. Podemos comunicarnos con usted para recordarle una cita, coordinar un seguimiento u otros servicios de atención de la salud, o proporcionarle el resultado de una prueba. También podemos comunicarnos con usted para proporcionarle información sobre las alternativas de tratamiento u otros servicios y beneficios que ofrecemos.
Otros usos y divulgaciones relacionados con su PHI
La ley nos permite o exige que divulguemos su PHI sin su autorización en algunas circunstancias adicionales, generalmente de maneras que contribuyen al bien público, como la salud pública y la investigación. Debemos cumplir muchas condiciones legales antes de poder compartir su información para estos fines. Estas circunstancias incluyen lo siguiente:
1. Ayuda con problemas de seguridad y salud pública. Podemos divulgar PHI en ciertas situaciones, como para prevenir enfermedades, respaldar retiros de productos del mercado, informar reacciones adversas o quejas sobre productos, o informar sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica.
2. Amenazas graves e inminentes. Podemos divulgar su información cuando sea necesario para prevenir o reducir una amenaza grave para usted, otra persona o el público.
3. Realización de investigaciones. Podemos usar o divulgar su información para llevar a cabo investigaciones médicas sin su permiso si una Junta de Revisión Institucional (Institutional Review Board, IRB) aprueba dicho uso o divulgación. (Una IRB es un comité que es responsable, en virtud de la ley federal, de revisar y aprobar la investigación en sujetos humanos para proteger la seguridad de los participantes y la confidencialidad de la PHI). En ausencia de dicha aprobación de una IRB, solo podemos usar o divulgar su información para investigación si primero obtenemos su permiso.
4. Intercambio de información médica. Podemos compartir su PHI electrónicamente con otras organizaciones a través de una red de Intercambio de información médica (Health Information Exchange, HIE). Estas otras organizaciones pueden incluir hospitales, laboratorios, proveedores de atención médica, departamentos de salud pública, planes de salud y otros participantes. Hacemos esto para entregar su información médica a los proveedores de atención médica que lo tratan de manera rápida y eficiente. Los participantes del HIE, como Transcarent Clinic, deben cumplir con las reglas que protegen la privacidad y la seguridad de su información médica y personal. Tenga en cuenta que, si sus registros médicos contienen cierta información (como de un programa de trastornos por consumo de sustancias) que requiere su autorización en virtud de la ley estatal o federal antes de que se comparta la información, no divulgaremos esa información a sus otros proveedores tratantes a través del HIE hasta que usted proporcione la autorización.
5. Cumplimiento de las leyes vigente. Podemos divulgar PHI sobre usted cuando así lo exijan las leyes federales, estatales o locales, los procedimientos judiciales o administrativos o el cumplimiento. Por ejemplo, podemos divulgar PHI a organismos gubernamentales o personal policial sobre víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica o de conformidad con leyes federales, estatales o locales, citaciones u órdenes judiciales u otros procesos legales.
6. Respuesta a solicitudes de donación de órganos y tejidos y trabajo con un médico forense. Podemos divulgar PHI a organizaciones o bancos de obtención o colocación de órganos, ojos o tejidos para facilitar la donación y el trasplante. También podemos divulgar PHI a un médico forense, examinador médico o director funerario cuando una persona muere.
7. Abordaje de compensación laboral y solicitudes gubernamentales específicas. Podemos usar o divulgar su PHI para realizar reclamaciones de compensación laboral, funciones gubernamentales especiales como servicios militares, de seguridad nacional y de protección presidencial, y con agencias de supervisión de la salud para realizar actividades legalmente autorizadas.
8. Respuesta al cumplimiento de la ley, demandas y acciones legales. Podemos divulgar información médica sobre usted para fines de cumplimiento de la ley o con un funcionario encargado de hacer cumplir la ley, o en respuesta a una orden judicial o administrativa, una solicitud de citación u otros procesos legales, como si usted está involucrado en una demanda o una disputa. Sin embargo, no divulgaremos su PHI para ninguna de las siguientes actividades:
Realizar una investigación penal, civil o administrativa o imponer responsabilidad penal, civil o administrativa a cualquier persona por el mero acto de buscar, obtener, proporcionar o facilitar la atención de la salud reproductiva, cuando dicha atención de la salud sea legal en las circunstancias en las que se proporciona.
Identificar a cualquier persona con el fin de llevar a cabo dicha investigación o imponer dicha responsabilidad.
También obtendremos su consentimiento antes de divulgar información que recibamos de un proveedor de tratamiento para el abuso de sustancias sobre su tratamiento.
Usos y divulgaciones que requieren su autorización
En ciertos casos, es posible que necesitemos su permiso, denominado Autorización, para usar y/o divulgar su PHI.
Una vez que recibamos su revocación por escrito, se aplicará a futuros usos y divulgaciones de la PHI. Puede cambiar de opinión en cualquier momento. Háganos saber por escrito si cambia de opinión.
Este Aviso de prácticas de privacidad se aplica a las siguientes organizaciones
Todos los participantes del Acuerdo de atención de la salud organizada de Transcarent Clinic.
Contratamos a terceros para que nos presten algunos servicios, como facturación o asesoramiento. Estos proveedores de servicios externos, conocidos como socios comerciales en virtud de la ley HIPAA, pueden acceder a la PHI para prestar estos servicios en nuestro nombre. La ley y sus acuerdos con nosotros exigen que protejan su PHI de la misma manera que nosotros. Transcarent, Inc. es uno de nuestros socios comerciales.
IV. Sus derechos
Cuando se trata de su información médica, usted tiene ciertos derechos. Esta sección explica sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarlo.
Su derecho a ver su información médica y obtener copias de ella
Usted (o su representante legalmente autorizado) puede presentar una solicitud a través de este Formulario de autorización de registros médicos para lo siguiente:
Solicitar ver u obtener una copia electrónica o impresa de sus registros médicos y su otra PHI como constancia.
Enviar sus registros médicos y su otra PHI a proveedores de atención médica externos u otras entidades.
Una vez que recibamos una solicitud, proporcionaremos una copia y/o un resumen dentro de los plazos establecidos por la ley, generalmente dentro de los 30 días. Podemos cobrar una tarifa razonable basada en costos para cubrir, por ejemplo, los costos de copia o envío correspondientes.
En ciertas circunstancias limitadas, podemos denegar su solicitud para ver o recibir su PHI. Si se rechaza su solicitud, le informaremos por escrito nuestros motivos por los cuales la rechazamos y le explicaremos cómo puede solicitar una revisión de esa decisión, si corresponde.
Su derecho a solicitarnos que corrijamos o actualicemos cierta PHI
Si cree que la información que tenemos sobre usted es incorrecta o que falta información importante en sus registros médicos, puede enviarnos una solicitud de enmienda. Para hacerlo, debe comunicarse con nosotros por escrito e identificar la corrección, actualización o adición específica que solicita, así como el motivo por el cual realiza dicha solicitud.
Revisaremos todas las solicitudes. En algunas situaciones, podemos solicitar información adicional. Además, podemos decir “no” a su solicitud, pero le informaremos el motivo de nuestra decisión por escrito, generalmente dentro de los 60 días de haber recibido su solicitud por escrito. Tenga en cuenta que cualquier divulgación futura de la información en cuestión puede incluir su declaración de desacuerdo por escrito.
Su derecho a solicitar cómo le enviamos su PHI
Puede haber ocasiones en las que desee cambiar cómo y dónde recibe comunicaciones confidenciales de Transcarent Clinic. Por ejemplo, es posible que desee que nos comuniquemos con usted a una dirección de correo electrónico o número de teléfono diferentes o que prefiera que le enviemos correo postal a una dirección diferente. Puede enviar este tipo de solicitudes por escrito cuando se comunique con nosotros. Asegúrese de enviarnos información completa y precisa. Consideraremos todas las solicitudes razonables y debemos decir “sí” si nos dice que estaría en peligro si no lo hacemos.
Su derecho a solicitarnos que limitemos lo que usamos o divulgamos
Puede solicitarnos que no usemos ni divulguemos cierta PHI para nuestras operaciones de tratamiento, pago o atención de la salud. Para presentar una solicitud, debe comunicarse con nosotros por escrito. No estamos obligados a aceptar su solicitud.
Su derecho a obtener una lista de aquellos con quienes hemos compartido información
Puede solicitar una lista (o un “informe”) de ciertas divulgaciones de su PHI hasta seis años antes de la fecha de su solicitud, incluido a quién se la divulgamos y por qué.
Incluiremos todas las divulgaciones de PHI, excepto aquellas que usted nos solicitó que hagamos.
Para obtener esta lista, debe comunicarse con nosotros por escrito. Le proporcionaremos un informe gratuito una vez cada 12 meses. Es posible que se cobre una tarifa razonable basada en costos por las solicitudes adicionales.
Su derecho a elegir a alguien para que actúe por usted
Si tiene un representante de atención de la salud legalmente autorizado, como un tutor legal o un poder notarial médico/de atención de la salud, esa persona deberá mostrar una prueba de su autoridad para actuar en su nombre. Una vez proporcionada, su representante de atención de la salud podrá ejercer sus derechos y tomar decisiones relacionadas con su PHI.
Su derecho a recibir este Aviso
Puede ver una copia de este Aviso en nuestro sitio web (www.Transcarent.com/notice-of-privacy-practices). Puede solicitar una copia impresa de este Aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibir notificaciones electrónicas. Comuníquese con nosotros para enviar su solicitud.
Su derecho a recibir una notificación por escrito de cualquier violación de su PHI no segura
Si descubrimos que su PHI no segura está sujeta a una violación, según se define en la ley HIPAA, se lo informaremos.
Su derecho a presentar una queja si considera que se violan sus derechos
Puede presentar una queja si considera que hemos violado sus derechos. Para hacerlo, comuníquese con nosotros y utilice la información de la sección VII de este Aviso.
Si cree que se han violado sus derechos de privacidad o no está de acuerdo con una decisión que tomamos sobre su PHI, puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. Para hacerlo, envíe una carta a 200 Independence Avenue SW, Washington, D.C. 20201; o llame al 1-877-696-6775; o visite www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints.
No tomaremos represalias contra usted por comunicarse con nosotros o presentar una queja. Debe conservar una copia de cualquier aviso que envíe como constancia.
V. Sus opciones
Para cierta información de salud, puede indicarnos sus opciones sobre lo que divulgamos. También puede informarnos su preferencia sobre cómo divulgamos su información en las situaciones que se describen a continuación.
En estos casos, usted tiene el derecho y la opción de decirnos que:
divulguemos información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en el pago de su atención;
divulguemos información en una situación de ayuda en caso de desastre;
nos comuniquemos con usted para llevar a cabo iniciativas de recaudación de fondos;
divulguemos información con otros proveedores de atención médica involucrados en su atención o tratamiento.
Si no puede decirnos su preferencia, por ejemplo, si está inconsciente o no responde, podemos continuar y divulgar su información si creemos que es lo mejor para usted. También podemos divulgar su información cuando sea necesario para disminuir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad.
Tenga en cuenta que nunca divulgamos su información médica protegida, con fines de comercialización o para vender su información, a menos que nos otorgue su permiso por escrito.
VI. Cambios en este Aviso
Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y/o este Aviso. Cuando se realicen cambios, se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. Si nuestras prácticas de privacidad cambian en cualquier momento en el futuro, cambiaremos y publicaremos de inmediato el nuevo Aviso en nuestro sitio web. Habrá copias digitales del nuevo Aviso disponibles a pedido.
VII. Información de contacto
Nos gustaría recibir su opinión sobre este Aviso y cualquier inquietud relacionada con la privacidad que pueda tener, a través de estos canales:
Por correo electrónico
Privacy@Transcarent.com
Por teléfono
(888) 388-9151 (línea gratuita)
Por escrito
Privacy Officer
Transcarent
4700 S. Syracuse Street
Suite 900
Denver, CO 80237